3.4 ACEPTACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
A el usuario y/o cliente que accede o utiliza los servicios del portal y/o que hace uso de cualquier otro tipo de producto o servicio ofrecido por el portal y/o por la empresa por cualquier canal o mecanismo existente y/o diferente al portal web, acepta y se le aplican las políticas de privacidad y confidencialidad establecidos en el portal y como tal se constituye un acuerdo legal entre el cliente y/o usuario y la empresa, entendiendo que estos son aceptados expresamente y que está de acuerdo con los términos y condiciones expuestos, ya que su consentimiento está siendo expreso e informado. De igual manera, la aceptación conlleva que el usuario y/o cliente otorga su autorización a la empresa y/o el portal para que lleven a cabo el tratamiento de los datos personales.
3.5 PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS
La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. CERTIPOSTAL S.A.S. Podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se notificará oportunamente, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida.
Se debe tener en cuenta que la solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista el deber contractual o legal de mantenerlo en nuestra base de datos. Como ocurre, con la cartera pendiente de recaudo.
Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.
No obstante, debe advertirse que CERTIPOSTAL S.A.S. sólo enviará datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:
* Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
* A las personas autorizadas por el titular del dato.
* A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:
La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.

3.6 SEGUIR LOS CANALES ESTABLECIDOS ES EL CAMINO A UNA PRONTA RESPUESTA
Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de CERTIPOSTAL S.A.S.
Las vías para ejercer los derechos de los titulares, están establecidas en cada una de las políticas de tratamiento que se encuentran inmersas en el Programa Integral de Gestión de Datos, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que CERTIPOSTAL S.A.S. tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, si la petición fue recibida a través de los canales establecidos.
3.7 REQUISITOS CONSULTAS Y RECLAMOS DE DATOS PERSONALES
Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a CERTIPOSTAL S.A.S. y contar como mínimo con los siguientes ítems:
-Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
-Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
-El objeto de la petición.
-Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física o electrónica (e- mail).
-Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
Si el titular considera que la respuesta no satisface sus necesidades, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la recepción de la misma para solicitar que se reevalúe en los casos en que esta haya sido desfavorable a sus intereses.
3.8 AUTORIZACIONES A TERCEROS
El titular deberá entregar a CERTIPOSTAL S.A.S. de manera física o por medio de correo electrónico previamente registrado la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados.
Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
a. Identificación del titular que autoriza
b. Copia de la cédula de ciudadanía del titular
c. Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
d. Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información (solo una vez, por un año, por la duración de la relación jurídica, o hasta nueva orden, etc.).
e. Carácter voluntario y libre de la autorización
3.9 CONFIRMACIÓN AUTORIZACIÓN
En virtud de lo anterior y teniendo la autorización otorgada por el cliente y/o usuario para el tratamiento de los datos e información, la autorización faculta a la empresa a utilizar la información recibida e ingresada del usuario y/o clientes para fines de mercadeo, estadísticos, encuestas, servicio al cliente, de sus propios productos afiliados o vinculados, en el sentido de poder ofrecer servicios, ofertas y promociones acordes con su perfil. Incluir para el registro, la información suministrada a los terceros, proveedores, vinculados, etc., que sea conveniente. Estos terceros, proveedores, vinculados, etc., estarán sujetos a contratos de confidencialidad que no permiten la divulgación o utilización no permitida de la información entregada. No obstante lo anterior, la autorización acá otorgada el cliente y/o usuario la hace extensiva a estos terceros, proveedores, vinculados, etc., y podrá revocarla en cualquier momento, mediando comunicación escrita. Utilizar la dirección del (los) correo (s) electrónico (s) incluidos en la base, para contactarlo, referenciarlos, enviarle ofertas, publicidad, encuestas, etc., en relación con nuevos servicios, promociones, proveedores o para enviarle comunicaciones o mensajes electrónicos, a menos que nos informe su voluntad de no recibirlos. El usuario y/o cliente otorga su consentimiento para que el portal intercambie, reproduzca, obtenga, procese, transfiera, disponga, etc., de los datos e información de los usuarios y/o clientes registrados, a terceros, sus establecimientos, empresas y/o entidades afiliadas y/o participantes y/o vinculadas, con el fin que dichos terceros, ofrezcan los productos y/o servicios a los usuarios y/o clientes.
Para CERTIPOSTAL S.A.S. es de suma importancia que todos nuestros Usuarios de nuestra página web o Clientes conozcan la política de privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos que suministran a nuestra organización, así como los términos de uso y las condiciones sobre las cuales se manejará la información que nos suministren en razón a las diferentes actividades que realizamos, lo cual garantiza la privacidad de la información personal.
El Usuario o Cliente acepta y reconoce que la información personal que ofrece a CERTIPOSTAL S.A.S., lo hace de voluntariamente y teniendo en cuenta las características de esta página web y las facultades de uso por parte de CERTIPOSTAL S.A.S. Igualmente, acepta y reconoce que la información que suministra hará parte de un archivo y/o base de datos que contenderá su perfil, que podrá ser utilizada por CERTIPOSTAL S.A.S. en los términos que se indican.
Al facilitarnos sus datos, Cliente o Usuario declara a CERTIPOSTAL S.A.S.. Que son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
3.10 MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD:
CERTIPOSTAL S.A.S., actualiza su política de privacidad para lo cual se publica en esta misma página indicando la fecha de actualización, cambios que serán ajustados a la normatividad que sobre la misma sean expedidos por el legislador y conlleven la modificación de la política adoptada por la organización, entrando en vigencia desde el mismo momento de su publicación.
El Usuario o Cliente podrá conocer, actualizar, modificar y rectificar la información personal que haya suministrado de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y la Ley General de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012.
3.11 TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA:
CERTIPOSTAL S.A.S. no solicitará en ningún momento información de tipo sensible según la definición que de esta trae el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y que se describe como aquella relacionada con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, o datos relativos a la salud, entre otros.
Por tanto, toda la información que se captura por nuestra organización será utilizada para fines estadísticos y anónimos, y se advierte que en ningún caso los datos que reposen en la base de datos de CERTIPOSTAL S.A.S., serán vendidos o cedidos a cualquier título y solo serán utilizados para otro fin cuando medie autorización previa y expresa del Usuario o Cliente.
3.12 SEGURIDAD:
CERTIPOSTAL S.A.S. se compromete a garantizar la seguridad de los datos personales, por lo que para compartir la información obtenida con terceros, solicitará consentimiento previo y escrito del Usuario o Cliente. Si el Usuario o Cliente considera que ha enviado datos que pudieren causarle un perjuicio o que pretenda sea eliminado, deberá solicitar a CERTIPOSTAL S.A.S. directamente en el correo electrónico protecciondedatos@certipostal.com la eliminación del mismo en atención a la legislación vigente del país.